ในการใช้งาน Cisco Webex มีฟังชันก์การใช้งานมากมายที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้ และฟังชันก์หนึ่ง ที่นิยมใช้งานกันเป็นอย่างมาก นั่นคือ การบันทึกการประชุม ซึ่งทาง Cisco Webex มีสองทางเลือกให้ผู้ใช้งานบันทึกการประชุม คือบันทึกลงบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้บันทึก หรือบันทึกเก็บไว้บน Cloud ของ Webex ซึ่งในรูปแบบการบันทึกเก็บไว้บน Cloud เมื่อผู้ใช้ต้องการแชร์ไฟล์ดังกล่าวให้กับผู้อื่น ก็สามารถทำได้ทันที ซึ่งถือว่าเป็นฟังชันก์ ที่อำนวยความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้งานเป็นอย่างมาก แต่ก็มีข้อจำกัดด้วยเช่นกัน นั่นคือ การบันทึกเก็บบน Cloud จะมีเนื้อที่การใช้งานที่จำกัด ตาม License ที่เราซื้อมา
ดังนั้นเมื่อมีการบันทึกข้อมูลจนเต็มพื้นที่ ปัญหาที่ตามมา คือจะทำให้ผู้ใช้งานไม่สามารถบันทึกการประชุมเพิ่มได้อีก ถึงแม้ว่าผู้ใช้งานจะลบไฟล์ที่เคยบันทึกเอาไว้ทิ้งไปแล้ว แต่ก็ไม่ได้เนื้อที่ดังกล่าวกลับคืนมา นั่นก็เพราะว่า ไฟล์ที่ผู้ใช้งานลบไปนั้น จะไปเก็บอยู่ในถังขยะขององค์กร ดังนั้น ถ้าต้องการให้ได้เนื้อที่กลับคืนมา ต้องให้แอดมินที่ดูแลระบบ ล็อคอินเข้าไป และทำการลบไฟล์นั้นออกไป จึงจะทำให้มีพื้นที่ว่างในการบันทึกการประชุมครั้งถัดไป ซึ่งวิธีการลบไฟล์บันทึกการประชุมมีวิธีการดังนี้
**หากเป็นการใช้งานในรูปแบบองค์กร ผู้ที่ลบไฟล์ได้ ต้องมีสิทธิ์เป็นแอดมินที่ดูแลระบบ Conference เท่านั่น
ขั้นตอนที่ 1 : เข้าไปที่ https://admin.webex.com และล็อคอินเข้าสู่ระบบ
ขั้นตอนที่ 2 : ไปที่เมนู Meeting –> เลือก Site –> กด Configure Site
ขั้นตอนที่ 3 : ไปที่เมนู Recordings –> Recording Management
การเรียกดูไฟล์ สามารถเรียกดูได้ 2 รูปแบบ
- Recording คือไฟล์ที่ User ในองค์กรของเราทั้งหมดทำการบันทึกเอาไว้ หากเราทำการลบไฟล์ตรงนี้ อาจจะทำให้ข้อมูลของ User สูญหายได้ ดังนั้น จึงต้องถาม User ให้แน่ใจก่อนว่า ข้อมูลส่วนนี้สามารถลบได้หรือไม่ และหลังจากลบไฟล์ ส่วนนี้ ข้อมูลจะถูกเก็บไปอยู่ใน Trash ซึ่งสามารถกู้คืนกลับมาได้
- Trash คือไฟล์ที่ถูก User ลบมา หรือถูกลบโดยแอดมินผ่านเมนู Recording จะถูกนำมาเก็บอยู่ในถังขยะ หากเราต้องการได้พื้นที่การใช้งานคืนมา ต้องทำการลบข้อมูลส่วนนี้ออกไป แต่ข้อควรระวังคือหลังจากลบออกไปแล้วจะไม่สามารถกู้ไฟล์ดังกล่าวกลับมาได้
ขั้นตอนที่ 4 : วิธีการลบไฟล์ Recording
- เลือกไฟล์ที่ต้องการลบ และกด Move to Trash หรือ กดรูปถังขยะ ที่เมนู Actions
ขั้นตอนที่ 5 : วิธีการลบไฟล์ที่ถังขยะ Trash
- เลือกไฟล์ และกด Delete
- หากต้องการลบไฟล์ทั้งหมด กด Empty Trash
- และหากต้องการกู้ไฟล์ กด Restore
** หากแอดมินต้องการกำหนดให้ไฟล์ที่บันทึกเปลี่ยนเปลี่ยนเจ้าของ เช่น นาย A เป็นผู้บันทึกไฟล์ แต่ต้องการเปลี่ยนให้ไฟล์นี้เป็นของนาย B สามารถเปลี่ยนได้ โดยไปที่ เมนู Recording –> เลือกไฟล์ –> กด Reassign
